Приветствую всех! В этом уроке мы рассмотрим способы разделения текста в ячейке Excel на столбцы. Представьте себе ситуацию: бухгалтер передал вам таблицу с данными без форматирования, и вам необходимо разделить определенные ячейки на несколько столбцов. Если таблица небольшая, вы можете сделать это вручную. Но что делать, если данных очень много? В таком случае необходимо разделить текст в ячейках Excel на столбцы. В этой статье мы рассмотрим два способа сделать это. Если у вас возникнут вопросы при чтении, пишите в комментариях, и мы поможем вам. Поехали!
Способ 1: Специальная функция
Для разделения текста по столбцам в программе Excel следует воспользоваться специальной функцией, которая работает в ручном режиме. Это означает, что для определенных ячеек придется запускать функцию вручную. Таким образом, мы сможем разделить текст в ячейках на несколько столбцов. Рассмотрим на конкретном примере. Предположим, у нас имеется фамилия, имя и отчество, написанные в одной ячейке, а нам необходимо разделить эти данные в отдельные столбцы. Давайте посмотрим, как это можно выполнить.
- Выделите ячейки, которые необходимо разделить, с помощью зажатой левой кнопки мыши (ЛКМ).
- Затем перейдите на верхнюю панель и выберите раздел «Данные».
- В данном разделе находим раздел с названием «Работа с информацией» — затем нажимаем на кнопку «Текст в колонках».
- На первом этапе убедитесь, что установлена опция «с разделителями» — то есть наши слова, которые мы хотим разделить, должны быть разделены определенным знаком (в нашем случае это пробел). Нажимаем «Далее».
- Поставим отметку напротив «пробела», хотя по умолчанию будет выбран «знак табуляции» (его следует убрать).
- На завершающем этапе оставляем все без изменений. Но перед тем, как нажать «Готово», давайте внимательно изучим, что здесь происходит. На заключительном этапе вам предлагается автоматически или вручную настроить форматы ячеек в Excel. По умолчанию выбрана «Общая» конфигурация, которая автоматически устанавливает форматы (цифровые, даты, текст и т. д.).
- Заметьте, что теперь информация о ФИО разделена на отдельные столбцы. Для большей наглядности вы можете добавить заголовок над столбцами (Фамилия, Имя и Отчество).
Как видите, данный метод довольно простой, но обычно используется для обработки уже готовых данных. Например, вы загрузили файл из интернета или получили его по электронной почте, но там ошибка форматирования, и ваша задача быстро привести информацию к нужному виду. Но что делать, если таблица постоянно заполняется и изменяется? В этом случае данный метод может быть неудобным, так как постоянно нажимать эту кнопку будет неудобно. Именно поэтому мы переходим к следующему способу.
Способ 2: Формула разделителя
Как я упоминал в прошлой главе, использование встроенной функции постоянно неудобно. Поэтому мы решим создать отдельную функцию, которая будет разделять данные в ячейках, где будут находиться слова, разделенные пробелами. Кроме того, я покажу вам, как создавать ваши собственные функции.
- В одной части документа будут находиться наши данные, которые нужно разделить. Рядом я уже создал готовую таблицу, в которую эти данные будут разбиты и добавлены. Вы можете сделать то же самое, или, например, наоборот, сначала создать таблицу, а затем выделить место для строк с данными – это не имеет значения.
- Сначала необходимо создать функцию для захвата фамилии. Для этого щелкаем по первой пустой строке и вводим формулу.
- Затем нажимаем на значок работы с функцией слева от строки данных.
- Выбираем текст «Текст» и щелкаем левой кнопкой мыши, указывая на первую ячейку.
- Для второй строки с «Количество_знаков» необходимо ввести следующую функцию:
- Для перехода к работе второй функции нужно один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по этой функции в строке с данными.
- Теперь мы занимаемся второй функцией. В поле «Искомый_текст» нужно указать разделитель. Напоминаю, что это может быть любой символ, но в данном случае это пробел.
- В поле «Текст_для_поиска» нужно указать первую ячейку.
- Для возобновления работы с первой формулой нажмите на «ЛЕВСИМВ». Введите следующий текст во второй строке:
- Для чего это необходимо? – это нужно, чтобы наша функция выделяла только слово без пробелов в конце. Обратите внимание на конечные результаты после знаков (=), которые следуют за строками – это можно назвать предварительными результатами. Как вы понимаете, функция выделяет строку «Петров Петр Иванович». Затем мы находим позицию первого пробела – это 7 символ. Вычитаем его, чтобы выделить только фамилию без пробела. Таким образом, функция возвращает только слово «Петров».
- Для активации функции нажмите кнопку «ОК». После этого воспользуйтесь автозаполнением, чтобы применить функцию ко всем ячейкам.
- Мы добились очень привлекательного результата. Для вашего удобства я оставлю формулу в текстовом виде, чтобы вы могли ей пользоваться. Также не забывайте про разделитель и адреса ячеек, которые необходимо заменить под свои нужды.
Таким образом, мы уже узнали фамилию, теперь нам предстоит раскрыть имя. Однако, возникает проблема: имя находится посередине и разделено двойным пробелом. В этом случае нам придется использовать немного другую функцию.
- Найдите вторую ячейку первого незаполненного столбца, введите функцию и перейдите к её настройкам:
- Здесь мы выполняем все аналогично первому примеру.
- Вводим пробел и клетку, затем возвращаемся в меню ПСТР.
- Добавляем еще один (+1), потому что нам нужно узнать положение первой буквы в имени. Записываем новый запрос в строку «Количество_знаков» и переходим к нему.
- Те же значения нужно ввести здесь, но в поле «Нач_позиция» нужно добавить еще один поиск.
- Идем дальше в поиске номер три и указываем все то же самое.
- Переходим к поиску номер два.
- В последней строке второго запроса необходимо добавить следующее:
- Открываем программу ПСТР.
- Нажимаем на строку «Количество_знаков».
- Перемещаем курсор в конец формулы.
- Копируем и вставляем эту функцию:
- Применяем формулу и распространяем ее на остальные ячейки.
Проще говоря, функция выполняет следующие шаги:
- Определяем первый символ после первого пробела (или разделителя).
- Затем определяем последний символ после следующего пробела.
- Наконец, мы выделяем это слово и выводим его в ячейке.
Теперь нам нужно найти последнее слово. Для этого нам нужно составить формулу:
Для домашнего задания — создайте эту формулу вручную, как мы делали с фамилией и именем. Конечно, можно просто скопировать и вставить, но таким образом вы не поймете, как это работает.
Заканчивается наш урок. Надеюсь, вы смогли распарсить текст в таблице и скопировать его в Excel. Урок был очень информативным. Я рекомендую сохранить его в закладках браузера, чтобы использовать как шпаргалку.
