Сегодня я расскажу вам, как создать функцию выбора из выпадающего списка в Excel. Это очень удобно, если вы хотите ограничить ввод определенных данных в определенный столбец. Например, у вас может быть список товаров, и вы хотите, чтобы в этот столбец вводились только эти товары. В больших компаниях это может быть огромной проблемой. В представленном уроке я покажу вам, как это сделать быстро и просто.
Создание области ввода и дополнительного списка
Прежде всего необходимо создать список в Excel. У нас будет два листа — на первом мы создадим таблицу с товарами, из которого мы будем выбирать. Список разрешенных товаров будет на втором листе. Но также можно создать и отдельный файл. Теперь давайте рассмотрим, как создать список в Excel на примере данной задачи.
- Итак, у нас есть таблица товаров. Мы выделяем область ячеек первого столбца, в котором будет располагаться выпадающий список. Затем переходим на вкладку «Данные».
- При работе с информацией, необходимо нажать на кнопку «Проверка данных» в соответствующем разделе.
- Устанавливаем в разделе «Тип данных» — «Список».
- Необходимо выбрать источник для выпадающего списка. В данном случае мы выберем доступные товары, которые есть на складе. Мы можем просто ввести их, разделяя точкой с запятой (;). Хотя это неудобный и не самый лучший способ, мы рассматриваем его просто для отметки галочки.
- Мной был сформирован второй перечень, который получил название «Список товаров».
- Произведите клик левой кнопкой мыши на раздел «Источник». После этого выполните нажатие на данный перечень.
- Первый способ — выделить ячейки с товарами. Однако его минус в том, что при добавлении нового товара придется изменять диапазон ячеек.
ПРИМЕЧАНИЕ! Некоторые статьи упоминают о создании «Умной таблицы», однако отдельно указать ее невозможно, и вам снова придется выбирать адреса ячеек.
- Простейший и эффективный прием – просто выделить всю колонку «А», нажав на нее левой кнопкой мыши.
- Если вам нужно открыть список из другого файла, просто откройте его. Затем кликните левой кнопкой мыши на «Источник», перейдите к файлу со списком и выделите нужный диапазон ячеек.
- Зайдите на закладку «Подсказка по заполнению» и заполните необходимый текст подсказки.
- Полезным также будет добавить «Сообщение об ошибке», если пользователь введет неправильный товар вручную. Если товар отсутствует на складе, то он не должен отображаться в списке.
Работа со списком
Мы успешно смогли добавить выпадающий список в нашу таблицу Excel — это видно по появлению стрелочки рядом с первой строкой столбца «Товар». Обратите внимание, что сразу же отображается подсказка, которую мы указали при создании.
Нажмите на эту стрелочку и легко выберите необходимый товар.
Давайте проверим, что произойдет, если мы введем некорректное значение.
При создании списка в третьей вкладке возникла проблема с введенным текстом.
Добавить объект в список
Для удобства добавления новых товаров в список, мы специально создали возможность перехода на вторую страницу, выделения пустой ячейки и ввода наименования нового товара.
Давайте проведем проверку — перейдем на страницу основной таблицы и кликнем по выпадающему списку. Как мы можем заметить — наше изделие было добавлено в список и теперь вы можете его выбрать.
Удаление из списка
Мы научились создавать выпадающий список в Excel, но что, если нужно удалить какой-то элемент? Это сделать очень просто. Сначала его выделяем, а затем удаляем клавишей:
Удаление происходит так же, как удаление других данных в Excel. Вот и все, дорогие читатели. Теперь вы знаете, как создать выпадающий список в Excel с подстановкой данных. Если у вас еще остались вопросы, пишите в комментариях. Всем добра и берегите себя!
