Маркер автозаполнения в Excel: что это такое и как им пользоваться?

Доброго времени суток! Рады видеть вас на сайте MoiSovety.ru. В этом небольшом учебном материале мы обсудим важный аспект работы в Excel – автозаполнение ячеек. Напомним, что эта функция значительно ускоряет процесс работы с большими таблицами. Она автоматически заполняет ячейки выбранной информацией. Давайте проведем небольшой эксперимент, чтобы увидеть, как она работает. Начнем!

Как использовать функцию

Для реализации автозаполнения ячеек в программе Excel нужно воспользоваться специальным маркером заполнения. Что это такое? Маркер автозаполнения представляет собой удобный инструмент, который обеспечивает автоматическое заполнение ячеек определенными данными, включая текст, цифры, формулы, дату и другие.

Предположим, у нас есть ячейка с определенной информацией. В качестве примера, давайте возьмем обычную текстовую строку. Позже мы также рассмотрим числовые значения. Чтобы скопировать текст сразу в несколько ячеек, выполните следующие шаги:

1. Выделите основной блок, нажав левую кнопку мыши.
2. Затем наведите курсор (или стрелку) в правый нижний угол ячейки. Когда стрелка превратится в крестик, зажмите левую кнопку мыши (ЛКМ) и тяните вниз до нужной строки.

1. Рабочие блоки будут выделены полужирной рамкой, чтобы их легко заметить.

1. Выпустите левую клавишу мыши.
2. Теперь содержимое текста скопировано в каждую выделенную ячейку.

Разве с текста не следует начать? Это поможет вам понять, как программа обрабатывает текстовые ячейки. Она просто копирует их без изменений. Точно также можно копировать информацию из одной, двух или даже большего количества ячеек. В этом случае будут поочередно копироваться все выделенные строки. Но гораздо более интересно дело обстоит с числами и формулами.

Работа с числовыми значениями

В этой части мы будем говорить о числовых значениях, начиная с самых простых. Как вы считаете, сколько минимум чисел необходимо для автозаполнения, и что произойдет, если мы установим только одну цифру? Давайте проверим это. Посмотрите на изображение ниже. Если кто-то помнит информатику в школе, то нам учили, что для быстрого заполнения цифрами нужно как минимум 2 цифры — например, 1 и 2. Попробуйте написать один и потянуть маркер для автозаполнения.

Вероятно, у вас ничего не получится, и вы увидите всего одну единицу. Но не стоит расстраиваться, давайте вызовем параметры автозаполнения, нажав на значок в левом нижнем углу последней ячейки.

Возможно, мы можем настроить программу для автоматической нумерации наших ячеек. Выберите опцию «Заполнить» и больше не нужно будет вводить множество цифр, достаточно будет просто изменить параметр заполнения.

На практике можно не вводить эти параметры, а использовать горячие клавиши на клавиатуре. Давайте рассмотрим пример числовой последовательности. Запишите два, три (или более) числа последовательности. Выделите все ячейки с этими числами. Удерживая клавишу, тяните маркер вниз:

Автоматическое заполнение прогрессии будет произведено автоматически. Однако возникла небольшая сложность: по неизвестным причинам клавиша Ctrl не работает во всех версиях программы. Если у вас приложение только что скопировало данные, вызовите заполнение через параметры, так же как мы делали это ранее.

Инструмент

В данном софте имеется дополнительный инструмент, функционал которого немного шире. Давайте рассмотрим его более детально.

1. Задайте два числа арифметической прогрессии и выделите все ячейки, которые требуется заполнить.

1. Зайдите на вкладку «Home».
2. Во вкладке редактирования отыщите опцию «Fill» и выберите команду «Down».

1. Наблюдаем, что ничего не вышло, и функция просто скопировала содержимое первой ячейки. Интересно, что мы даже не можем вызвать параметры. Давайте откатимся на один шаг назад, удерживая кнопки:

Ctrl + Z

1. Отметьте раздел «Прогрессия».

• Отобразится окно с дополнительными настройками. Давайте поговорим о них подробнее:
  1. Расположение – можно изменить расположение по строкам или столбцам, но рекомендуется оставить выделение без изменений.
  2. Тип – здесь мы можем настроить тип прогрессии. По умолчанию выбрана арифметическая прогрессия. Давайте, для примера, попробуем использовать геометрическую.
  3. Единицы. Прогрессия может работать с датой – например, можно задать увеличение по дням, месяцам, годам или по рабочим дням.
  4. Шаг – параметр, определяющий количество значений в одном шаге. Можно также установить автоматическое значение.
  5. Предельное значение – если вам необходимо установить ограничение, то его стоит ввести в эту строку.

1. Для завершения нажмите кнопку «ОК».

Формулы

Также возможно использовать функцию для работы с выделенными формулами. Давайте проиллюстрируем это на примере. В нашем виртуальном магазине у нас есть товары на складе (шоколад, вода, молоко, чай, кофе и другие). У нас имеется информация о количестве товара в упаковках и их цене за единицу.

1. Чтобы избежать ручных вычислений, мы можем использовать формулы. В столбце «Общей стоимости» мы умножаем:

Количество * Цена за штуку

1. Выбираем ячейку и вводим формулу, начиная с знака равно (=). Необходимо отметить, что адреса ячеек необязательно вводить вручную, достаточно выделить их левой кнопкой мыши. Можете посмотреть на мой пример.

1. Для подсчета общей стоимости всех шоколадных плиток была использована программа. Чтобы избежать повторного ввода одной и той же формулы, мы можем продублировать ее во всех ячейках с помощью маркера автозаполнения.

1. Прежде чем отправлять, убедитесь, что все формулы в каждой ячейке корректны.

В этом конкретном примере мы применили формулы с изменяющимися показателями. Это значит, что при автоматическом заполнении, программа изменяет адреса ячеек в соответствии с каждой строкой. Теперь допустим, что нам нужно применить определенный постоянный коэффициент. В нашем магазине данная цена представляет собой стоимость, по которой мы закупаем товары у поставщиков. Допустим, что нам нужно умножить каждое значение «Общей стоимости» на коэффициент нашей прибыли. Пусть этот коэффициент составляет 20%.

1. Я добавил в нашу таблицу еще один столбец, где будет отображена стоимость товаров в нашем магазине. Это практически прибыль, которую мы получим за продажу всех этих товаров. И коэффициент, который составляет 1,2.

1. Сейчас мы умножим сумму на коэффициент, который находится в отдельной ячейке. Однако, так как мы хотим использовать постоянное значение из одной ячейки, нам необходимо его зафиксировать. Для этого в формуле мы используем знак доллара ($). Мы можем зафиксировать изменение значения по строке или по столбцу отдельно. Например, если вы хотите, чтобы менялась только строка, то ставим доллар перед буквой. Если же вы хотите, чтобы менялся только столбец, то ставим доллар перед цифрой.

$B$8 – статическая ячейка. $B8 – не меняется только столбец. B$8 – не меняется только строка.

1. Не забудьте перепроверить другие строки на наличие верных формул.

Дата

Программа совершенно прекрасно функционирует и с датами. Попробуйте установить определенную дату, а затем выполнить автоматическое заполнение. Как видите, приложение автоматически заполнило все ячейки по каждому дню. В настройках можно изменить шаг заполнения (день, месяц, год и т.д.). Если же вам необходим неравномерный шаг, состоящий из нескольких дней, в этом случае используем инструмент «Заполнения», о котором мы говорили немного ранее.

Не забывайте, что Excel способен обрабатывать и текстовые названия дней недели. Программа автоматически определит формат данных и поможет заполнить другие ячейки.

Если нужно, то можно менять только числовое значение, а текстовое оставлять без изменений. Например, можно пронумеровать все дома, корпуса, комнаты и другие подобные объекты. Excel сам найдет числа и оставит текст без изменений. Автозаполнение лучше всего использовать на двух ячейках.

Свой список

Что, если мы не хотим использовать стандартные даты, годы и дни недели? Мы можем создать собственный список значений и установить для них порядок. При заполнении формы программа будет автоматически брать значения из этого списка.

1. Кликните на вкладку «Файл».
2. Выберите «Параметры».

1. Открываем раздел «Дополнительно» и прокручиваем до раздела «Общие», затем нажимаем на кнопку «Редактировать список».

1. Введите значения элементов списка в правом блоке, сделав перенос на новую строку (Enter). Нажмите «Добавить» в конце.

1. Убедитесь, что список был добавлен. Два раза нажмите «ОК».

1. Давайте проверим, как он работает.

В данном занятии нам удалось узнать немало интересного. Если у вас возникли дополнительные вопросы по данной теме, то не стесняйтесь писать их в разделе комментариев. Спасибо за внимание и до новых встреч в следующем уроке. До свидания!

Видео