Здравствуйте, дорогие читатели MoiSovety.ru! У вас уже наступил отпуск? А мы вот хотим поделиться с вами способом настройки автоответа в Outlook для того, чтобы вашим друзьям или клиентам всегда было известно, что вы получили их сообщение, но ответ будет не сразу, ведь у вас прекрасный отдых.
Какие есть варианты?
Outlook предлагает множество вариантов использования, и возможно, у меня есть что-то упущено (вы можете поделиться этим с другими людьми в комментариях под статьей). Итак, здесь есть два основных варианта, и для определения своего мы открываем в Outlook «Файл» и смотрим, что у нас отображается здесь:
Если вы сразу видите здесь «Автоответы» — это первый вариант нашей статьи:
Если в этом месте отсутствует кнопка автоматических ответов (или что-то подобное), то вероятно будет предоставлен второй вариант настройки через правила.
Вариант 1 – Автоответы
Если у вас есть автоответы, то все станет намного проще. Просто нажмите на эту кнопку и вы увидите такое окно:
Здесь вы можете сами разобраться во всем, но есть несколько важных пояснений:
- Обязательно включаем функцию «Отправлять автоотчеты».
- Если нужно, указываем даты автоответов – они будут отправляться только в этот период. Лично я предпочитаю все делать вручную.
- В поле для текста указываем ваше сообщение в формате «Я в отпуске до такого-то числа. По всем вопросам обращайтесь к такому-то. В экстренных случаях – ваш телефон.»
- Обратите внимание на две вкладки – «В пределах организации» (по умолчанию, ответы только сотрудникам вашей организации) и «За пределами организации» (отдельно можно разделить для ваших контактов и прочих всех, включая спамеров). Я обычно включаю автоответ только в рамках организации, чтобы посторонние люди не разведали лишнего, а уже прочие письма ставлю на пересылку (не тема этой статьи, но можете заморочиться тоже).
- Помним, что автоответ одному человеку приходит не чаще 1 раза в сутки, т.е. если он вам будет слать очень много сообщений, вы его не заспамите в ответ.
Вот и все. А как только дойдете до рабочего места с отпуска, можно снова зайти в «Файл» и здесь отключить автоответы:
Недавно наткнулся на отличный ролик по данной теме:
Вариант 2 – Правила
Немного необычный метод, но он тоже работает.
- Сначала необходимо подготовить шаблон для письма, которое будет использоваться в качестве автоответа. Для этого перейдите на главную страницу Outlook и создайте любое сообщение, которое вы будете отправлять:
- Для начала откроем окно создания нового сообщения и выберем «Файл — Сохранить как», чтобы сохранить наше письмо в формате .oft. Таким образом, мы создадим шаблон для последующей отправки.
- Откройте раздел «Файл» и выберите пункт «Управление правилами и оповещениями».
- Открываем раздел «Настройки почты» и выбираем «Создать новое правило».
- Следует отметить раздел «Применение правила к полученным мной сообщениям» и нажать кнопку «Далее».
- Нажмите «Далее» на следующем окне (при необходимости можно выбрать фильтры), но обычно достаточно ответить на все письма.
- Выберите «Ответить с использованием указанного шаблона».
- Чтобы сохранить правило, необходимо выбрать шаблон в нижней области.
- Для того чтобы выбрать шаблон из файловой системы, перейдите в раздел «Папки» и нажмите кнопку «Обзор», чтобы выбрать нужный шаблон на вашем диске.
- Вы можете указать исключения по вашему усмотрению на следующем этапе. Или просто нажать «Далее» без внесения изменений.
- В конце укажите понятное для себя название правила и поставьте галочку «Включить правило».
Отныне Outlook будет автоматически отправлять уведомления о недоступности. Если нужно, можно вернуться к разделу правил и изменить или удалить их.
Да, настройка данного правила может быть не слишком веселым занятием. Но один раз освоив его, вы сможете использовать его на протяжении всей жизни. Отваживайтесь!
