Здравствуйте, уважаемые читатели портала MoiSovety.ru! Сегодня я поделюсь с вами методами сокращения размера файла в Excel. Мы рассмотрим практически все возможные способы уменьшения объема документа. Я настоятельно рекомендую изучить все представленные методы. Если у вас возникнут вопросы по ходу процесса, не стесняйтесь писать их в комментариях.
Обратите внимание! Хочу предупредить относительно онлайн-сервисов, которые позволяют уменьшить размер файла Excel непосредственно на их сайтах. Я не рекомендую использовать их, поскольку в этом случае вы рискуете повредить файл. Кроме того, некоторые сервисы могут содержать вирусы. Будьте осторожны.
Вариант 1: Лишние пустые ячейки
Область, в которой находятся данные, определяет рабочий диапазон таблицы или документа. Программа обрабатывает и сохраняет именно эту область. Часто при работе с таблицами пользователь может нечаянно вставить символ или пробел за пределами таблицы. В результате программа сохранит все ячейки до этого пробела, включая пустые ячейки, что нам не нужно. Поэтому перед сохранением необходимо проверить, что в документе нет таких пустых пробелов.
- Допустим, у нас есть таблица. Чтобы узнать её размеры, перейдите во вкладке «Файл».
- Необходимо сразу перейти на вкладку «Информация». Найдите раздел «Характеристики» и посмотрите значение в строке «Объем».
- Теперь необходимо выделить последнюю нижнюю правую ячейку в таблице, расположенной в рабочей области. Для этого одновременно удерживайте две клавиши:
Ctrl + End
- Если вы видите, что на самом деле была выделена нижняя правая ячейка с заполненными данными и за ней идет пустота, то этот способ не подходит — переходите к следующему разделу. У некоторых может выделиться совершенно другая ячейка, находящаяся за пределами диапазона.
- Найдите пустую клетку в горизонтальной линии — например, под таблицей. В моем случае это будет клетка A7.
- Для выделения всех оставшихся ячеек ниже нужно воспользоваться сочетанием горячих клавиш:
Ctrl + Shift + Вниз
- При этом будут выделены все ячейки до конца таблицы. После этого можно нажать правой кнопкой мыши и выбрать команду удаления.
- Для удаления нужно выделить «Строки» и нажать «ОК».
- Аналогично, выделите самую правую пустую ячейку справа от таблицы. Для этого используйте другие комбинации клавиш:
Ctrl + Shift + Вправо
- Кликаем правой кнопкой мыши и выбираем опцию «Удалить» в меню.
- Отбираем колонки.
- Не забудьте окончательно сохранить файл и проверить его объем.
Вариант 2: Удаление лишнего форматирования
Рассмотрим, как еще можно уменьшить объем файла в Excel. Обратите внимание, что любое применение форматирования к документу приводит к его увеличению. Это касается изменения шрифтов, заливки ячеек, добавления границ или изменения цвета текста. Все эти моменты существенно увеличивают размер файла. Поэтому старайтесь вносить изменения в документ только там, где это действительно необходимо.
Одной из самых распространённых ошибок является форматирование всего диапазона строк от начала до конца, например, от A1 до последней строки. Например, вы выбрали весь столбец, а затем применили к нему цвет или добавили рамку. Я понимаю, что такое может быть нужно для работы с большими таблицами, когда каждый раз добавляются новые строки. Но это существенно увеличивает размер таблицы. Лучше убрать форматирование после заполнения ячеек.
- Напоминаю, что для перехода в конец таблицы вы можете использовать сочетание клавиш:
Ctrl + End
- Для обеспечения форматирования для нескольких столбцов следует выделить их всех по горизонтали. Для этого нажмите на номер слева. Нажмите на следующую пустую ячейку.
Используйте сочетание клавиш Ctrl + Shift + Вниз.
- Откройте вкладку «Главная».
- Отыщите секцию под названием «Редактирование» и щелкните по иконке ластика.
- Необходимо нажать на опцию «Очистить стили».
После сброса всех выделенных ячеек форматирование изменится на стандартное, что позволит уменьшить размер файла. Таким образом, лишние параметры форматирования не будут сохранены, что сократит размер файла. Аналогично другие заполненные ячейки таблицы можно очистить от лишнего форматирования, на ваш взгляд.
Для домашнего задания попробуйте найти и удалить лишнее форматирование в вашей таблице с помощью этой кнопки. Это может быть другой шрифт, цвет текста или заливка. Затем посмотрите, как уменьшился размер вашего файла.
Вариант 3: Замена формул со ссылками на значение
Как можно упростить файл Excel? Для этого нужно удалить формулы со ссылками и заменить их на постоянные значения. Например, в примере, который я уже разбирал, была формула со ссылками. В последнем столбце «Сумма» расчитывается простым умножением «Количества» на «Цену» товара. В итоге мы получаем некоторую прибыль. В моем примере данные в последнем столбце не будут изменяться, поэтому их можно заменить на числа. Давайте я покажу, как это делается:
- Нужно выделить весь диапазон ячеек с формулами, которые начинаются со знака равно (=). Если диапазон ячеек слишком большой (как у меня), и вам нужно выделить только один столбец, то делаем так – кликаем по первой ячейке и зажимаем клавиши:
Ctrl + Shift + Вниз
- Дублируем данные:
Нажимаем Ctrl + C
- Сразу после этого помещаем здесь же:
Ctrl + V
- Затем щелкаем правой кнопкой мыши по вставленному и в параметрах вставки выбираем только значения.
Если данные не являются динамическими и не изменяются в процессе, то следует использовать этот метод. Также возможно обратное: замена формул на значения может привести к увеличению размера файла. Это часто наблюдается при работе с большими таблицами и данными. В таком случае необходимо оптимизировать вычисления и использовать только формулы, а не значения. Как именно это сделать, я не могу сказать – нужно провести эксперименты.
Вариант 4: Сохранение и форматы
- Кликаем по закладке под названием «File».
- Вместо «Сохранить как» используйте «Обзор».
- Проверьте, что файл сохранен в правильном формате:
- Для уменьшения размера файла Эксель до минимума можно использовать двоичный формат:
Важно! Однако этот формат не открывается другими приложениями и может использоваться только в Excel. Используйте его, если не планируете открывать файл в других программах.
Вариант 5: Изображения и сжатие
Почему документ в программе Excel занимает так много места? Возможно, это из-за добавления несжатых изображений, фотографий и других графических элементов. Если в таблице есть изображения, то размер файла может значительно увеличиться. Есть два способа решить эту проблему: либо удалить изображения из документа (если они не очень нужны), либо изменить некоторые параметры.
Чтобы сделать это, перейдите во вкладку «Файл» — «Параметры» — «Дополнительно» — найдите раздел «Размер и качество изображения». Убедитесь, что выбран ваш документ, и выполните следующие настройки:
- Установите флажок на «Сохранить данные редактирования» — это позволит сохранить изображение в исходном виде без возможности редактирования. Однако изначальное изображение не будет сохранено.
- Снимите флажок с пункта «Не сжимать изображения в файле».
- Если вам не так важно качество изображений, то можно уменьшить их до 150 пикселей на дюйм. Возможно, даже стоит выбрать еще меньший размер, если в вашем файле слишком много картинок.
Вариант 6: Архиваторы и методы архивации
Мы изучили все возможные способы уменьшить размер таблицы. Также мы рассмотрели все причины, почему файл Excel стал таким объемным. В последнем методе мы даже выяснили, какие форматы использовать, чтобы не увеличивать размер файла еще больше. Однако мы забыли еще об одном очень важном аспекте, а именно о архивации. Для этого необходимо воспользоваться сторонними программами, такими как 7-ZIP, WinRAR и т.д.
Мало кто знает, что существуют специальные методы архивации, которые позволяют сильнее сжать файл. Мой коллега очень подробно рассказал об этих методах в этой подробной инструкции (ссылка). Обязательно перейдите и ознакомьтесь – это очень полезная статья, которая поможет вам в будущем.
